Kæru félagar,

Við minnum ykkur á fyrsta fræðlsufund vetrarins sem verður haldinn fimmtudaginn 26. september kl. 11.45-13.00 í Háskóla Reykjavíkur í stofu V 102. Þar mun Njörður Sigurðsson, sviðsstjóri skjalasviðs Þjóðskjalasafns Íslands halda
fyrirlesturinn "Skjalavarsla ríkisins. Staða og úrbætur."

Kæru
félagsmenn,

Eins og áður hefur verið kynnt verður
afmælisráðstefna félagsins þann 11. október n.k. á Hótel Nordica. Verið er að
leggja lokahönd á dagskrána. Skráning hefst í næstu viku og verður
auglýst sérstaklega. Vakin er athygli á að sætaframboð er takmarkað og því
mikilvægt að skrá sig tímanlega. Ráðstefnan verður allan daginn, fyrir hádegi
verða umræðuborð og eftir hádegi áhugverðir fyrirlestrar. Ráðstefnan er einungis
fyrir félagsmenn. Hægt er að gerast félagsmaður með því að skrá sig á vefsíðu
félagsins hér
 
Félag um skjalastjórn
Afmælisnefnd

Faghópur um gæðastjórnun boðar til morgunfundar sem ber yfirskriftina „Skjalastjórnun - Gæðastjórnun - Stjórnun upplýsinga“. Fyrirlesarar eru þær Jóhanna Gunnlaugsdóttir, prófessor við Háskóla Íslands og Gunnhildur Lilja Sigmundsdóttir, skjalastjóri hjá Mótus.

Sjá betur hér

„RAFRÆN FRAMTÍÐ"

Ráðstefna 11. október 2013 - Félags um skjalastjórn 25 ára


Félag um skjalastjórn fagnar 25 ára afmæli á þessu starfsári. Af því tilefni stendur félagið fyrir ráðstefnu þann 11. október n.k. á Hótel Nordica fyrir félagsmenn.

Fyrir hádegi verða „spjallborð" þar sem ráðstefnugestir taka þátt í umræðum um valin efni. Hver og einn velur tvö umræðuefni af tíu. Eftir hádegi verða fyrirlestrar um málefni er varða skjalamál í breyttu umhverfi. Í ört vaxandi rafrænu umhverfi er vert að skoða hvernig rafræn framtíð snýr að skjalastjórn og þeim sem sjá um skjalamál í fyrirtækjum og stofnunum. Fyrirlesarar munu varpa ljósi á hvernig rafrænt umhverfi hefur áhrif á ýmsa þætti skjalastjórnar.

Ráðstefnugjald er 15.000 og innfalið í gjaldinu eru rafræn ráðstefnugögn, morgunverðarhressing, hádegisverður á VOX, síðdegishressing og hátíðardrykkur. Ráðstefnan er eingöngu fyrir félagsmenn, hægt er að gerast félagsmaður með því að skrá sig hér á síðunni: Sækja um aðild

Vakin er athygli á því að sætaframboð á ráðstefnuna er takmarkað og félagsmenn hvattir til að skrá sig sem fyrst. þegar hámarksfjöldi er komin í hvert „spjallborð" lokast fyrir skráningu í það tiltekna efni.

Vinsamlega kynnið ykkur efni spjallborða (sjá hér að neðan) áður en farið er á skráningasíð (samhliða skráningu eru tvö spjallborð valin).

Til þess að skrá sig á ráðstefnuna þarf að smella hér: Skráning á afmælisráðstefnu




FÉLAG UM SKJALASTJÓRN 25 ÁRA

Rafrænt umhverfi - RAFRÆN FRAMTÍÐ

Ráðstefna á Hótel Nordica 11. október 2013

Dagskrá

kl. 08:00

Skráning og afhending rafrænna fundargagna

kl. 08:30

Illugi Gunnarsson mennta- og menningarmálaráðherra setur ráðstefnuna

Ávarp formanns afmælisnefndar, Guðrúnar Birnu Guðmundsdóttur

„Spjallborð"

Kynning á fyrirkomulagi „spjallborða"

Spjallborð I

kl. 10:00 - 10:20

Kaffihlé

Spjallborð II

kl. 11.30 – 12.30

Hádegisverður á VOX (innifalinn í ráðstefnugjaldi)

Rafrænt umhverfi – Rafræn framtíð

Trausti Fannar Valsson lektor í stjórnsýslurétti við lagadeild Háskóla Íslands

„Grunnkröfur í lögum um vistun rafrænna gagna"

Haraldur Bjarnason framkvæmdastjóri Auðkenni

„Rafrænar undirskriftir - lagaumhverfið"

Halla María Árnadóttir forstöðumaður skjalasafns Reykjavíkurborgar

„Betri Reykjavík"

Stefán Eiríksson, lögreglustjóri

„Góðkunningjar lögreglunnar" – notkun lögreglunnar á facebook

kl. 14.30 – 14.50

Kaffihlé

Gunnhildur Manfreðsdóttir fagstjóri ráðgjafasviðs Gagnavörslunnar

„Samfélagsmiðlar og ný upplýsingatækni – áskoranir skjalastjóra"

Páll Þórhallsson skrifstofustjóri löggjafarmála hjá forsætisráðuneyti

„Reglugerð um málaskrá á vefinn"

Ráðstefnuslit, Jóhanna Gunnlaugsdóttir heiðursfélagi

kl. 16.00 – 18.00

Afmælisdrykkur í boði félagsins

Fundarstjórar: Guðrún Birna Guðmundsdóttir skjalastjóri hjá Reykjanesbæ og Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir landsbókavörður

„Spjallborð"

Hver ráðstefnugestur velur tvö umræðuefni þegar hann skráir sig á ráðstefnuna. Hver umræðuhópur er í 40 mínútur með kaffihlé á milli. Í boði eru tíu áhugaverð efni.

Borðstjórar kynna umræðuefni og stýra umræðunni.

Á hverju borði eru tíu gestir auk borðstjóra. Fyrir hvert umræðuefni hafa verið settir upp nokkrir punktar fyrirfram en þátttakendur koma með sína sýn og sjónarhorn um málefnið. Ekki er ætlast til að borðstjórar eða þátttakendur hafi svör eða lausnir við öllum spurningum heldur að fram komi það sem brennur á félagsmönnum varðandi efnið, hvort sem það eru spurningar, lausnir og/eða þekking.

Mikilvægt er að virða allar skoðanir og að allir þátttakendur geti lagt sitt af mörkum. Borðstjórar taka saman í lok umræðna helstu niðurstöður og/eða vangaveltur. Niðurstöðurnar verða birtar á vefsíðu félagsins eftir ráðstefnuna.

„Spjallborð" umræðuefni

1. Skjalavistunaráætlun

  • Samvinna sérfræðinga við gerð og viðhald skjalavistunaráætlunar - hverjir eiga að vinna saman og hvernig er best að haga þeirri samvinnu?
  • Rafrænir skjalaflokkar - hvernig er best að ná utan um þá, hafa skjalastjórar misst sjónar á þeim?
  • Mótun verklags þegar nýir gagnagrunnar myndast eða ný upplýsingakerfi eru tekin upp
  • Skilningur stjórnenda á skjalavistunaráætlun - hvernig er best að "selja" hana
  • Af hverju er þetta stjórntæki svo lítið notað?
  • Er skjalavistunaráætlun rétt heiti?
  • Er þörf á frekari leiðbeiningum?
  • Framtíðarsýn skjalastjóra á skjalavistunaráætlun.

2. Innleiðing kerfa og hlutverk skjalastjóra í breytingastjórnun

  • Hver er helsti hvatinn að innleiðingu rafræns skjalastjórnarkerfis, er nauðsynlegt að skjalastjórar hafi skýrt umboð til athafna í innleiðingarferlinu?
  • Hvert er meginverkefni skjalastjóra í innleiðingaferlinu?
  • Hve mikilvægur er stuðningur stjórnenda við innleiðingu rafræns skjalastjórnarkerfis?
  • Skiptir staða skjalastjóra í skipuriti máli þegar innleiðing á sér stað?
  • Hver er helsta andstaða starfsmanna í breytingaferlinu og hvernig er hægt að yfirvinna þessa andstöðu?

3. ISO 15489 skjalastjórnarstaðall í notkun

  • Hversu mikið nýta skjalastjórar þær starfsvenjur sem lýst er í staðlinum?
  • Hvernig geta skjalastjórar tileinkað sér staðalinn í daglegu störfum?
  • Þarf meiri fræðslu fyrir skjalastjóra um hvernig best sé að nýta staðalinn?
  • Er samræmi í staðlinum og „raunheimum" t.d. hvað varðar málaskrárkerfi?

4. Samfélagsmiðlar - notkun, vistun, skjalfesting

  • Hverjir eru helstu kostir og gallar við samfélagsmiðlana með tilliti til skjalastjórnar?
  • Hvernig gengur skipulag og utanumhald, er haldið utan um það sem fer inn á miðlana t.d. í skjalastjórnarkerfum?
  • Er tekið tillit til þeirra í skjalavistunaráætlunum?
  • Eru þeir tískufyrirbrigði eða framtíðin? Munu þeir taka við öðru formi miðlunar, t.d. útgáfu og miðlun á pappír?
  • Mínar síður á samfélagsmiðlum, er það raunhæfur möguleiki?

5. Mótun verlagsreglna – mannlegi þátturinn í meðhöndlun ferla og skjala

  • Hvernig er best að virkja ferla- og skjalavitund starfsmanna?
  • Hvernig þróast hlutverk skjalastjóra með auknum kröfum og þróun í skjala– og samskiptakerfum?
  • Hvaða form á verklagsreglum eru æskileg fyrir starfsmenn (notendur)?
  • Hvernig styðja gæða- og skjalastjórnarkerfi hvort annað og hvernig eru verklagsreglur lykilþáttur í þessu sambandi?
  • Hvaða leiðir er árangursríkar í innleiðingu á skjalastjórnun og hvernig skiptist ábyrgð á milli skjalastjóra og stjórnenda?


6. Rafræn skil opinberra aðila

  • Hvaða atriði þarf að hafa í huga þegar opinberir aðilar sækja um rafræn skil?
  • Er þörf á meiri leiðbeiningum frá Þjóðskjalasafni?
  • Hvernig er best að fá fram skilvirkasta ferlið til að uppfylla þarfir og kröfur um rétta meðhöndlun gagna (umgengni, vistun, skráningu)?
  • Hvaða breytingar verða á verklagi starfsmanna og skjalastjóra?
  • Hvaða ávinning hafa rafræn skil í för með sér?


7. Varðveisla stafrænna gagna / myndasöfn

  • Hvernig tryggjum við varðveislu stafrænna gagna/mynda sem verða til í starfsemi fyrirtækja og stofnana?
  • Hvaða „bestu starfsvenjur" er hægt að tileinka sér við varðveislu þessara miðla?
  • Þarf að setja grisjunarstefnu varðandi myndir eða eiga fyrirtæki og stofnanir að varðveita allar myndir í myndasöfnum sínum varanlega?
  • Á að geyma myndasöfn í þeirri stofnun sem þau eiga uppruna í eða í viðurkenndum opinberum söfnum?
  • Er hægt að nýta reglur um skjalavistun til að samræma reglur um varðveislu myndasafna?
  • Eru til skýrar reglur um varðveislu stafrænna gagna/myndasöfn sbr. reglur Þjóðskjalasafns um skjalavistun?


8. Varðveisla og grisjun skjala

  • Á að varðveita öll skjöl skjalamyndara?
  • Hvers vegna eru skjöl grisjuð?
  • Hvaða skjöl á að varðveita og hvað mætti grisja og hvers vegna?
  • Gilda sömu reglur um grisjun rafrænna gagna og pappírsgagna?

9. Langtímavarðveisla rafrænna skjala hjá sveitarfélögum og stofnunum þeirra

  • Er rafræn langtímavarðveisla raunhæfur kostur fyrir öll sveitarfélög?
  • Er pappírsvarðveisla sveitarfélaga raunhæfur valkostur til framtíðar?
  • Hverjar eru forsendur þess að sveitarfélög/héraðsskjalasöfn fari af stað með langtímavarðveislu rafrænna skjalasafna og gagnagrunna?
  • Hvaða hindranir eru fyrir því að sveitarfélög/héraðsskjalasöfn fari í rafræna langtímavarðveislu?
  • Ættu sveitarfélög/héraðsskjalasöfn að eiga með sér samstarf um rafræna langtímavarðveislu?
  • Kostnaður við rafræna langtímavarðveislu vs pappírsskjalavörslu?

10. Birting málaskráa og skjala á vef

  • Hvað þarf að hafa í huga við birtingu málaskráa og skjala á vef?
  • Hvernig á birtingarmyndin að vera?
  • Hvað má birta og hvað ekki ?
  • Er nauðsynlegt að skilgreina verklagsreglur í tengslum við birtingu á vef?
  • Áhrif laga t.d. Upplýsingalaga

                                                                                         

Ágæti viðtakandi

Þjóðskjalasafn Íslands hefur auglýst námskeið fyrir veturinn
2013-2014. Að þessu sinni verða alls 14 námskeið í boði, sjö á haustmisseri og
sjö á vormisseri. Hvert námskeið verður annars vegar kennt fyrir áramót og hins
vegar eftir áramót og því geta þátttakendur valið þann tíma sem hentar þeim
best.

Í boði verða námskeið um alla helstu þætti í skjalavörslu
stofnana, m.a. um frágang pappírsskjalasafna, gerð málalykils og skráningu mála,
tilkynningu rafrænna kerfa, afhendingu rafrænna gagna til Þjóðskjalasafns,
skjalavistunaráætlun og hvernig skuli bæta skjalavörslu stofnana. Nýtt námskeið
verður um grisjun skjala og einnig nýtt námskeið um skipulag og varðveislu
rafrænna gagna.

Upplýsingar um námskeiðin, skráningu og námskeiðsgjald er að
finna hér: http://skjalasafn.is/namskeid

Copyright © 2016 IRMA. All Rights Reserved. Hönnuð af Davið og Golíat.

Félag um skjalastjórn kt. 580189-2029 Pósthólf 8731, 128 Reykjavík