Ráðstefnur

Ráðstefna mars 2020

Hvert mun framtíðin leiða okkur?

Már Einarsson – Opnunarávarp

Ágætu ráðstefnugestir.

Ég vil bjóða ykkur hjartanlega velkomin á þessa ráðstefnu Félags um skjalastjórn sem er streymt frá Hótel Natura. Yfirskrift ráðstefnunnar er „Hvert mun framtíðin leiða okkur?“

Eins og þið vitið, þá er ráðstefnan haldin við mjög sérstakar kringumstæður sem hafa skapast af COVID-19 faraldrinum. Stjórn félagsins og ráðstefnunefnd þykir mjög leitt að það skuli einungis vera hægt að bjóða upp á fyrirlestra hennar í streymi, en í ljósi áðurnefndra aðstæðna og með öryggi þeirra í huga sem skráðu sig á ráðstefnuna, var þessi ákvörðun tekin. 

Það er þó afar ánægjulegt að félagið skuli geta boðið upp á glæsilega ráðstefnu af þessari stærðargráðu, eins og hefur verið gert á u.þ.b. tveggja ára fresti í meira en áratug, en síðasta ráðstefna félagsins var haldin í október 2017. Markmiðið með þessum ráðstefnum er m.a. að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn og ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við fagið. Því miður verður tengslamyndun erfið í dag, en það stendur vonandi til bóta!

Við vorum svo heppin að fá til okkar tvo framúrskarandi erlenda fyrirlesara og ég ætla að fá að skipta yfir í ensku til að bjóða þá velkomna.

Dear Robert and Erica,

I would like to welcome you to this conference. It‘s an honour to have you here talking about subjects that are so important to us all. Thank you for your contribution. I hope you will enjoy spending the day with us despite these special circumstances and despite the fact that we will be talking Icelandic the whole day.

Ráðstefnan hefur verið í undirbúningi í tæplega eitt ár, en í ráðstefnunefnd sitja Svava Halldóra Friðgeirsdóttir, formaður, Hulda Bjarnadóttir og Karen Gyða Guðmundsdóttir. Einnig sat Jóhann Gíslason í nefndinni um tíma. Ég vil nota tækifærið og þakka nefndinni fyrir frábært starf sem endurspeglast í dagskránni sem við fáum að njóta í dag.

Robert Bogue, sem er Microsoft sérfræðingur og starfar meðal annars að verkefninu Discovered Truths, mun fjalla um breytt hlutverk skjalastjóra og Erica Toelle, sem er Microsoft sérfræðingur í Office smáforritum og þjónustu, mun fjalla um stjórnun á lífshlaupi skjala í Office 365. 

Svo verður boðið upp á fleiri spennandi erindi í dag. Fjallað verður um þær áskoranir sem skjalastjórar standa nú frammi fyrir með aukinni notkun skýjalausna í stjórnsýslunni og um samband gagna- og skjalastjórnar. Enn fremur fáum við að heyra um samspil skjalastjórnar og jafnlaunastaðalsins. En við verðum ekki einungis á faglegu nótunum, því það verður einnig fjallað um samskipti á vinnustað og um ánægjuna og stressið sem fylgir okkar störfum. 

Vonandi munum við öll taka með okkur eftir daginn verkfæri sem efla hæfni okkar faglega og hjálpa okkur við að halda vinnugleðinni og þeim krafti sem er okkur öllum svo mikilvæg – sérstaklega þar sem breytingar gerast hratt í okkar störfum.

Ráðstefnustjóri í dag verður Svava Halldóra Friðgeirsdóttir, skjalastjóri hjá Arion banka og formaður ráðstefnunefndar. Ég lýsi þessa ráðstefnu setta og bið Svövu að taka við stjórnartaumunum.

Góða skemmtun í dag!

Dagskrá

Setning og opnunarávarp

Robert Bogue
Keynote: Records management today and into the future”

Kaffihlé

Ragna Kemp Haraldsdóttir, lektor HÍ
 „Bara skjalatjórn

Drífa Sigurðardóttir ráðgjafi Attentus
„Skjöl og mannauðsmál

Hádegisverðarhlé 

Erica Toelle
Keynote: Manage the content lifecycle in Office 365”

Eyþór Eðvarðsson, Þekkingarmiðlun
Við í speglinum”

Kaffihlé

Höskuldur Hlynsson, gagnastjóri Arion banka og formaður DAMA Iceland
„Gagnastjórnunarsamtökin DAMA og tengslin milli gagna- og skjalastjórnunar

Kristín Ósk Hlynsdóttir, skjalastjóri Rannís
Skjalastjórinn í skýjunum”

Lokaávarp: Svava H. Friðgeirsdóttir, formaður ráðstefnunefndar

Ráðstefna október 2017

Nú finn ég neistann! Staðall og starfsgleði

Kristjana Nanna Jónsdóttir setti ráðstefnuna

Ágætu ráðstefnugestir. 

Verið hjartanlega velkomin á þessa ráðstefnu Félags um skjalastjórn á Nordica undir yfirskriftinni Nú finn ég neistann! Staðall og starfsgleði. Á þessum fallega bleika degi föstudeginum 13. Við í Félagi um skjalastjórn erum afar stolt af því að geta boðið upp á stóra og glæsilega ráðstefnu nánast á tveggja ára fresti eins og raunin hefur verið undanfarin áratug. Við erum stolt að geta stutt við megin  markmið félagsins með þessum glæsilega hætti. Í dag fáum við tækifæri til að efla þekkingu og skilning á upplýsinga- og skjalastjórn, efla tengslin og stuðla að samvinnu okkar á milli. 

Við erum með tvo erlenda fyrirlesara meðal okkar, ég ætla að fá að skipta yfir í ensku til að bjóða þá velkomna. 

Dear Sue and Richard, I would like to welcome you to this conference. It‘s an honour to have you here talking about subjects that are so important to us all. Thank you for your contribution. I hope you will enjoy spending the day with us despite the fact that we will be talking Icelandic all the time and it‘s Friday the 13th.

Ráðstefnan hefur verið í undirbúningi  í um eitt og hálft ár en ráðstefnunefnd var kosin á aðalfundi félagsins dags. 14. apríl 2016 og hóf hún strax störf. Formaður nefndarinnar er Þorgerður Magnúsdóttir en auk hennar sitja í nefndinni Jóhanna Gunnlaugsdóttir, Gunnhildur Lilja Sigmundsdóttir, Ingibjörg Þráinsdóttir og Harpa Sólbjört Másdóttir. Ég vil nota tækifærið og þakka nefndinni kærlega fyrir frábær störf sem speglast í þessari frábæru dagskrá sem við fáum að njóta í dag. Eins og allt starf sem unnið er fyrir félagið okkar var þessi vinna unnin í sjálfboðaliðastarfi og meðfram öðrum störfum nefndarmeðlima.  Frá upphafi var lagt upp með að fá erlenda fyrirlesara til að vera með erindi. Richard Jeffrey-Cook Head of Information and Records Management at In-Form Consult Ltd. kemur frá Bretlandi og talar um nýja útgáfu af staðlinum okkar ISO 15489 og Sue Trombley Managing Director of Thought Leadership at Iron Mountain kemur frá Bandaríkjunum og fjallar um breytt umhverfi upplýsingafræðinga.  Opnunarávarp flytur Lilju Alfreðsdóttir alþingiskona og varaformaður Framsóknarflokksins sem gefur sér frí frá kosningabaráttunni til að spjalla við okkur. 

Dagskráin í dag er annars spennandi í meira lagi og afar fjölbreytt. Ekki bara ætlum við að ræða um þau málefni sem eru okkur afar mikilvæg faglega; staðla, gjörbreytt umhverfi sem við sem sé stöndum frammi fyrir og þær áskoranir sem því fylgir og breytingastjórnun heldur fáum við jafnframt innlegg sem munu vonandi veita okkur innblástur til að að efla hæfni okkar á öðrum sviðum en því faglega. Vonandi göngum við öll héðan út í dag með fleiri tól í verkfærakistunni okkar bæði varðandi okkar dags daglegu störf en einnig verkfæri til að halda í neistann og vinnugleðina, sköpunargleðina og kraftinn sem við öll þurfum að viðhalda og varðveita í dagsins önn – ekki síst í því hraða umhverfi breytinga sem við störfum í. 

Auk þess eru hér frammi fyrir utan salinn glæsilegir sýningarbásar frá fjöl mörgum fyrirtækjum sem eru að kynna sínar vörur og þjónustu sem tengjast okkar störfum, m.a. hugbúnaðarlausnir.  Þar eru starfsmenn þessara fyrirtækja sem eru til skrafs og ráðagerða í öllum hléum og við hvetjum ykkur til að nota tækifærið og heilsa upp á þessa aðila og ræða málin. Það er ekki oft sem við höfum þessa aðila alla á sama stað aðeins að einblína á okkur og okkar þarfir. 

Í lok dags ætlum við svo að setjast niður saman í glæsilegri móttöku og njóta léttra veitinga. Vonandi sjá sem flestir sér fært að staldra við og njóta veitinga og félagsskaps hvors annars því eins og við vitum er stór partur af því að vera á ráðstefnu sem þessari að hitta mann og annan og styrkja tengslanetið. 

Ég vil jafnframt nefna ef það hefur farið fram hjá einhverjum að þá er Félag um skjalastjórn komið á Snapchat. Við munum snappa frá deginum á snappcahti félagsins en ef einhverjir eiga enn eftir að bæta okkur á vinalistann þá er notendanafnið skjalastjorn.

Ráðstefnustjóri í dag verður Ragna Kemp Haraldsdóttir, aðjúnkt við upplýsingafræðiskor Háskóla Íslands. Ég lýsi þessa ráðstefnu setta og bið Rögnu að taka við stjórnartaumunum. 

Góða skemmtun í dag!

Dagskrá:

Setning: Kristjana Nanna Jónsdóttir, Formaður félags um skjalastjórn.

Opnunarávarp: Lilja Alfreðsdóttir alþingiskona og varamaður Framsóknarflokksins

Richard Jeffrey-Cook
“Have records management fundamentals changed with the revision of ISO 15489?

Jóhanna Gunnlaugsdóttir
Vinnan á bak við þýðingu á staðlinum. Hvar erum við stödd?

Kaffihlé og básaskoðun

Gylfi Dalmann
Innleiðing og breytingastjórnun

Dagrún Árnadóttir
Staðlar hjá Össuri hf.: Mikilvægi í alþjóðlegu samkeppnisumhverfi

Sue Trombley
“The next generation of information professionals. Realizing the great opportunity and avoiding being left behind”

Ragnheiður Aradóttir, markþjálfi
Vinnusálfræði, að halda í neistann

Anna Steinsen, markþjálfi
Þú hefur áhrif! Hvaða áhrif hefur viðhorf og líkamstjáning á okkur sjálf og á aðra?

Kaffihlé og básaskoðun

Birna Dröfn Birgisdóttir
Sköpunargleði í starfi: Hvað hefur áhrif á hana og hvernig er hægt að þjálfa hana?

Ásgerður Kjartansdóttir
Ævintýraleg vegferð skjalastjórans. Byltingarkenndar breytingar á skjalastjórastarfinu í áranna rás.

Lokaávarp: Þorgerður Magnúsdóttir, formaður ráðstefnunefndar

Boðið var upp á léttar veitingar að lokinni ráðstefnunni.

Ráðstefna apríl 2015

Fjölbreytt ásýnd skjalastjórnar

Ráðstefnan” Fjölbreytt ásýnd skjalastjórnar” var haldin á Hilton Reykjavík Nordica að Suðurlandsbraut 2. Ráðstefnan hófst á erindum sem öll tengjast skjalastjórn með ólíkum hætti. Eftir hádegi fengu ráðstefnugestir tækifæri til að taka þátt í umræðum í svokölluðu opnu rými.
Fundarstjóri var Kristjana Nanna Jónsdóttir.

Dagskrá

Ávarp: Jóhanna Gunnlaugsdóttir, prófessor við Háskóla Íslands.


Kristjana Nanna Jónsdóttir kynnir rafræn skil í framkvæmd. 360 gráðu umfjöllun um rafræn skil hjá öllum þeim sem hafa með þau að gera.


S. Andrea Ásgeirsdóttir, skjalavörður á Þjóðskjalasafni Íslands. „Varðveisla rafrænna mála- og skjalavörslukerfa”


Lísa Björg Ingvarsdóttir, viðskiptastjóri hjá Hugviti. „GoPro-Veigamikill þáttur í rafrænum skilum”


Guðrún Birna Guðmundsdóttir, skjalastjóri hjá atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytinu. „Rafræn skil – Hvernig gerir maður þetta? Sjónarhorn skjalastjórans”

Kaffihlé

Eiríkur G. Guðmundsson, þjóðskjalavörður. „Lög um opinber skjalasöfn og reynslan af þeim”

Daldís Ýr Guðmundsdóttir, sérfræðingur í skjalastjórn hjá Landsbankanum.  „The Principles – Sverð og skjöldur skjalastjórans: Skref fyrir skref í átt að árangursríkri upplýsingastjórnun. Þroskamódel ARMA international notað til að meta stöðu skipulagsheilda.

Ingigerður Guðmundsdóttir, gæða- og öryggisstjóri hjá Sjóvá. „Tengsl gæðastjórnunar, skjalastjórnar og straumlínustjórnunar”
Hvað liggur þér á hjarta?

Laufey Ása Bjarnadóttir, ráðgjafi og verkefnastjóri hjá Azazo.  Opið rými – Open Space Technology

Léttar veitingar í Vox Lounge

Ari Eldjárn skemmtir ráðstefnugestum

Afmælisráðstefna október 2013

Rafrænt umhverfi – rafræn framtíð

Jóhanna Gunnlaugsdóttir – samantekt ráðstefnu

Ég vil byrja á að þakka fyrirlesurum, hópstjórum og þátttakendum og síðast en ekki síst afmælisnefndinni en í henni eru Eva Ósk Ármannsdóttir skjalastjóri Garðabæjar, Guðrún Birna Guðmundsdóttir skjalastjóri atvinnuvega- og nýsköpunarráðuneytisins og formaður afmælisnefndar, Andrés Erlingsson CRM sérfræðingur Landsbankans, Ásgerður Kjartansdóttir skjalastjóri Landsnets, Edda Rúna Kristjánsdóttir skjalastjóri forsætisráðuneytisins og Sólveig Magnúsdóttir skjalastjóri Fjármálaeftirlitsins. 

Áður en ég tek saman efni þessarar mikilvægu ráðstefnu finnst mér við hæfi að víkja í örstuttu máli að aðdraganda að stofnun félagsins, ekki síst á þessum tímapunkti þegar aldarfjórðungur er nú liðinn frá stofnun þess hinn 6. desember 1988. En það var hópur tíu kvenna sem kölluðu sig Áhugahóp um skjalastjórn sem boðuðu til stofnfundarins. Áhugahópurinn kom fyrst saman 1987. Þá var lítil fræðsla í boði á Íslandi um skjalavörslu og skjalastjórn. Enginn vettvangur var til staðar til þess að efla tengsl og samvinnu þeirra sem störfuðu við fagið. Umsjónarmenn skjalamála í stofnunum og fyrirtækjum voru oft einangraðir og höfðu lítil tengsl sín á milli. Sama var að segja um starfsfólk Þjóðskjalasafns Íslands og héraðsskjalaverði. 

Í bréfi sem sent var út til að boða stofnfundinn er því lýst hvers vegna Áhugahópurinn vildi stofna Félag um skjalastjórn. Í bréfinu segir: 

Skjalastjórn gegnir ört vaxandi hlutverki í rekstri fyrirtækja og stofnana, vegna síaukinnar framleiðslu á upplýsingum í ýmsu formi. Störfum á sviði skjalastjórnar fjölgar og breyttar og auknar kröfur eru gerðar til þeirra, sem annast þennan þátt hjá fyrirtækjum og stofnunum. Í ýmsum deildum háskóla er aukin áhersla lögð á skjalastjórn, og stofnuð hafa verið félög og samtök um skjalastjórn víða um heim. Áhugahópurinn telur að tímabært sé að stofna hér á landi félag um skjalastjórn. Hugmyndin er, að verkefni félagsins verði m.a. að kynna hugtakið skjalastjórn, auka þekkingu og fræðslu í greininni, og jafnframt að stuðla að samvinnu þeirra, sem starfa við skjalastjórn. 

Á stofnfundinn mættu 57 en félagsmenn eru í dag 230 talsins. Áhugahópurinn er stoltur af því starfi sem hann kom af stað og hversu öflugt Félag um skjalastjórn er og hefur verið í áranna rás. Þjóðskjalasafn Íslands hefur nú tekið forustu í skjalamálum opinberra aðila og gefið út reglur um skjalavörslu. Alltaf er þó þörf fyrir félag sem Félag um skjalastjórn til þess að stuðla að auknum tengslum og samvinnu þeirra sem starfa við greinina og þá ekki síður til þess að fá ferska sýn á skjalastjórn með fræðslu og erlendu samstarfi. 

Hægt er að fræðast meira um aðdragandann í grein okkar Svanhildar Bogadóttur á ráðstefnukubbnum. 

Snúum okkur að ráðstefnunni. Illugi Gunnarsson menntamálaráðherra kom víða við í ágætu ávarpi. Hann fór aftur til ársins 1740, til skjalahalds Rentukammersins í Kaupmannahöfn til stafræna nútímans. Hann kom inn á að skjalahald væri ekki einkamál grúskara – heldur varðaði það réttarvernd hins almenna borgara ef skjöl glatast. Skjalahald er mikilvægasta málið þegar vel er að gáð, sagði hann. Illugi taldi brýnt að takst á við hraðann og rafræna umhverfið sem við búum við í dag og í lokin óskaði hann okkur bjartrar rafrænnar framíðar.

Trausti Fannar Valsson fjallaði um tilgang varðveisluskyldu á opinberum gögnum eins og hann birtist í lögunum og áskoranir sem leiða að stafrænum nútíma. Með vísan til laganna kom hann inn á varðveislu þjóðararfsins, varðveislu í þágu réttaröryggis (m.a. um aðgengi að eigin gögnum og persónuvernd) og varðveislu í þágu lýðræðis.

Haraldur Bjarnason ræddi í upphafi erindis síns um þann sparnað sem fæst með rafrænum ferlum og rafrænum viðskiptum. Hann fjallaði um lagaumhverfið og þá sérstaklega um lög um rafrænar undirskriftir og ákvæði í reglugerðum og öðrum lögum um efnið. Hann fjallaði einnig um langtímavarðveislu bæði hefðbundinnar og rafrænnar undirskriftar og staðlaumhverfi þar að lútandi. Haraldur tiltók dæmi og kom m.a. inn á lánatöp banka vegna lélegrar skjalagerðar  sem leiddi til hertari reglna hin síðari ár. Hann nefndi að notkun ræfrænnar undirskriftar væri að aukast hér en við erum þó eftirbátar nágrannalanda. Ekki spurning um hvort heldur hvenær. Lög og tækni er til staðar, spurning er hvort við séum klár!

Hilmar Magnússon fjallaði um verkefnið Betri Reykjavík, markmið og leiðir. Markmiðið er að virkja íbúana í samskiptum við stjórnsýsluna og auka lýðræðið – afhjúpa vinnubrögð. Leiðirnar eru að virkja hugmyndir fjöldans í gegnum netið.  Hvernig íbúarnir nota vefinn og hvert er hlutverk Reykjavíkurborgar. Hann lýsti ferli hugmynda og málsmeðferð, allt frá notanda/íbúa til birtingu ákvarðana. Nú eru um 9.600 skráðir notendur. Hilmar sýndi tölfræði um notkun en greina þarf notkunina og árangur frekar og er það er í bígerð. 

Stefán Eiríksson sagði að grundvallarstefna lögreglunnar sé að tryggja öryggi borgaranna. Hann nefndi markmið sem lögregla höfuðborgarsvæðisins hefur sett sér sem m.a. er sýnileg löggæsla og skilvirk upplýsingamiðlun gagnvart almenningi. Samfélagsmiðlar eru markvisst notaðir til upplýsingamiðlunar og nefndi Stefán dæmi um að miðlarnir væru notaðir til að veita viðvaranir, við leit að týndum einstaklingum og til að kalla eftir tillögum að úrbótum. Einnig berast þakkir, kveðjur og hrós. Lögreglan á um 40.000 vini á Facebook og telur að með notkun þessa miðils nái hún til um 150-180.000 notenda og þá sérstaklega til yngri aldurshópanna. Hugað er að varðveislu upplýsinga á samfélagsmiðlunum eftir því hvers eðlis upplýsingarnar eru. 

Gunnhildur Manfreðsdóttir fjallaði um fjölbreytileika tækja og tóla upplýsingatækninnar og hvers  konar gögn eru á samfélagsmiðlum. Hún sagði að finna þyrfti leiðir til að hafa yfirsýn yfir öll gögn og varaði við hraðanum á kostnað öryggis. Gunnhildur spurði hvernig við ætlum að stjórna upplýsingunum og hvort við værum umferðarstjórar? Hún lýsti upplýsingaumhverfi fyrirtækja, hvað væri hýst í skýjum eða innan eldveggja annars vegar og hvað væri utan stjórnunar fyrirtækja hins vegar og nefndi þá dæmi um gmail og dropbox. Gunnhildur sagði að mikilvægt væri fyrir hvert fyrirtæki eða stofnun að móta stefnu um samfélagsmiðla, hlutverk, markmið, verklag, notkun og ábyrgð. Það væri samvinnuverkefni skjalastjóra, tölvunarfræðinga, lögfræðinga og markaðsfólks. Að lokum ræddi hún það sem miklu skiptir, þ.e. hvaða gögn þarf að fanga og miðla og hvernig og hversu lengi eigi að varðveita þau. 

Njörður Sigurðsson fjallaði um hvað þarf til að setja málaskrár á vefinn. Hann sagði frá skyldu opinberra aðila til að skrá mál og halda málaskrá. Þjóðskjalasafn setur reglur um skráningu mála skv. nýjum upplýsingalögum. Hann fjallaði einnig um ákvæði í öðrum lögum um skráningu mála. Njörður sagði frá rafrænni málaskrá í Noregi en þar eru sterk lög og nákvæmar reglur um skráningu sem hafa leitt til þess að verkefnið hefur gengið vel. Njörður nefndi niðurstöður úr nýlegri könnun Þjóðskjalasafns um skjalavörslu ríkisins sem sýnir að 39% stofnana skráir ekki upplýsingar og 58% stofnana hafa ekki skjalastjóra. Það þarf því átak til að þess að koma málaskrá á vefinn. 

Og í lokin: Það kom fram í vinnuhópunum, í mörgum erindum fyrirlesara og ýmsum verkefnum sem hér hefur verið lýst að við búum hér á landi búum við ágætt tækni-, laga- og staðlaumhverfi hvað varðar upplýsingar, meðferð þeirra og miðlun. Mikil þekking er líka fyrir hendi hvað þessi mál varðar. 

Hins vegar komum við aftur og aftur að sömu hindruninni sem er skortur á fjármagni og um leið nægilegum fjölda starfsfólks til þess að vinna að þessum málum. Við megum þó ekki gleyma því að margt hefur áunnist, tækifærin eru fjölmörg og einnig áskoranirnar. Við höldum áfram að ryðja brautina með bjartsýni og fagmennsku að vopni.

Dagskrá

Fundarstjóri: Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir landsbókavörður

Trausti Fannar Valsson lektor í stjórnsýslurétti við lagadeild Háskóla Íslands
„Grunnkröfur í lögum um vistun rafrænna gagna”

Haraldur Bjarnason framkvæmdarstjóri Auðkennis
„Rafrænar undirskriftir – lagaumhverfið“

Hilmar Magnússon verkefnastjóri hjá Reykjavíkurborg
„Betri Reykjavík“

Stefán Eiríksson lögreglustjóri
„Góðkunningjar lögreglunnar” – notkun lögreglunnar á Facebook

Kaffihlé

Gunnhildur Manfreðsdóttir fagstjóri ráðgjafasviðs Gagnavörslunnar
„Samfélagsmiðlar og ný upplýsingatækni – áskoranir skjalastjóra“

 Njörður Sigurðsson sviðsstjóri skjalasviðs Þjóðskjalasafns Íslands
„Málaskrár á vefinn – hvað þarf til?“

Ráðstefnuslit: Dr. Jóhanna Gunnlaugsdóttir heiðursfélagi

Afmælisdrykkur

Ráðstefna febrúar 2012

Skjalastjórn í rafrænu umhverfi

Ráðstefna Félags um skjalastjórn “Skjalastjórn í rafrænu umhverfi” var haldin þann 15. febrúar 2012. Þátttakendur voru um 120 og var almennt mikil ánægja með dagskrá og skipulag ráðstefnunar.

Meðal fyrirlesara var Catherine Hare sem nýverið lét af störfum sem skjalastjóri Sameinuðu Þjóðanna. Catherine hefur jafnframt gegnt stöðu lektors í upplýsinga- og skjalastjórn við Northumbria University í Bretlandi. Í tengslum við ráðstefnuna var haldið námskeið þann 16. febrúar 2012 og voru þátttakendur um 80. Námskeiðið nefndist “Understanding and explaining record management” og kennari var Catherine Hare.

Ráðstefnan og námskeiðið var skipulagt af ráðstefnunefnd félagsins, en hana skipuðu Inga Dís Karlsdóttir (formaður Félags um skjalastjórn), Ingunn Mjöll Birgisdóttir, Kristín Ósk Hlynsdóttir (varaformaður Félags um skjalastjórn), Magnea Davíðsdóttir (varamaður í stjórn Félags um skjalastjórn) og Svava H. Friðgeirsdóttir. Drjúgan þátt í undirbúningi átti einnig Bryndís Steinsson gjaldkeri félagsins, en félögum fjölgaði nokkuð fyrir ráðstefnuna.

Evrópskir ERDM staðlar – núið og framtíðin. Sveinn S. Hannesson Verkefnastjóri, Hugvit.

Kröfur til rafrænna skjalastjórnarkerfa. Dr. Jóhanna Gunnlaugsdóttir lektor við bókasafns- og upplýsingafræðiskor við Háskóla Íslands.

Framúrskarandi árangur í rafrænni skjalastýringu með gæðastjórnun. Svala Rún Sigurðardóttir Forstöðumaður ráðgjafasviðs, FOCAL Software and Consulting.

Skjalastjórn og stjórnsýslureglur. Tryggvi Gunnarsson, umboðsmaður Alþingis.

Rafræn skjalastjórn og langtímavarðveisla rafrænna gagna. Ásgerður Kjartansdóttir deildarstjóri skjala- og bókasafns menntamálaráðuneytis og Guðmundur Kjærnested framkvæmdastjóri rekstrarfélags stjórnarráðsbygginga.

Skil á rafrænum gögnum RSK til Þ.Í. “Vörsluútgáfa VSK2000”. Jón Jósef Bjarnason verkefnastjóri hjá Ríkisskattstjóra.

Ráðstefna febrúar 2009

Afmælisráðstefna

Þann 26. febrúar 2009 hélt Félag um skjalastjórn ráðstefnu í tilefni þess að tuttugu ár voru liðin frá stofnun félagsins. Ráðstefnan var haldin að Grand Hótel Reykjavík og sótt hana vel á annað hundrað manns sem er mjög góð þátttaka. Að loknu setningarávarpi formanns voru fjögur erindi á dagskrá.

Ingibjörg Hallbjörnsdóttir, formaður Félags um skjalastjórn setti ráðstefnu sem haldin var á Grand Hótel í Reykjavík þann 26. febrúar 2009 til að fagna 20 ára afmæli Félags um skjalastjórn.

Fyrst fjallaði Hanns Köhler-Krüner, framkvæmdastjóri Global Education Services EMEA, um MoReq2 staðalinn sem Evrópusambandið gaf út árið 2008 og mikilvægi hans fyrir skjalastjórn en staðallinn fjallar um kröfulýsingar til rafrænna skjalakerfa. Hanns situr nú í nefnd á vegum Evrópusambandsins um endurskoðun staðalsins.

Pétur G. Kristjánsson, sviðsstjóri skjalavörslusviðs Þjóðskjalasafns Íslands, sagði frá endurskoðun handbókar um skjalavörslu opinberra stofnana og framtíðaráætlunum safnsins.

Þóranna Jónsdóttir, forstöðumaður samskipta og róunar hjá Auði Capital, ræddi um hvernig ná má árangri í starfi og verið metin að verðleikum á vinnustað.

Síðast á dagskránni var fyrirlestur Jóns Gnarr um húmor.

Að lokinn dagskrá bauð félagið þátttakendum upp á veitingar.

Ávarp formanns

Ágætu ráðstefnugestir

Ég vil byrja á að bjóða ykkur öll velkomin til þessarar ráðstefnu sem haldin er í tilefni 20 ára afmælis Félags um skjalastjórn.

Especially, I would like to welome our keynote speaker today, Hanns Köhler-Krüner, Director of Global Education Services EMEA, and a member of the MoReq2 Review Group. Thank you for your contribution to this conference.

Frá stofnun Félags um skjalastjórn hefur eitt af meginverkefnum félagsins verið að fylgjast með þróun á sviði skjalastjórnar og halda upp fræðslu um nýja þætti og breytingar sem hafa áhrif á hana með einum eða öðrum hætti en þeir eru fjölmargir. Ég nefni hér aðeins tækninýjungar, lagasetningu og útgáfu staðla en margt annað mætti einnig telja upp. Fræðslunefnd, sem hét í upphafi fræðslu- og kynningarnefnd, hefur verið ein af föstum nefndum félagsins frá upphafi og hafa þær unnið mikið starf við kynningu og skipulagningu fræðsludagskrár á hverju starfsári. Félagið hefur í gegnum tíðina haldið fjölmargar ráðstefnur og námsstefnur og staðið fyrir námskeiðahaldi af margvíslegu tagi, m.a. í samvinnu við stofnanir eins og Endurmenntun Háskóla Íslands og Þjóðskjalasafn Íslands. Fyrirlesarar hafa bæði verið innlendir og erlendir en ákaflega mikilvægt er fyrir félagið að fá sérfræðinga á hinum ýmsu sviðum skjalastjórnar til að miðla okkur af þekkingu sinni. Undanfarin ár hafa hádegisfyrirlestar og heimsóknir í fyrirtæki og stofnanir notið vinsælda meðal félagsmanna enda eitt af markmiðum félagsins að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu.

Ég hef sagt það áður að skilningur og þekking á skjalastjórn er miklu almennari en áður var og ég leyfi mér að fullyrða að kynningar- og fræðslustarfsemi Félags um skjalastjórn eigi ákaflega stóran þátt í þeim breytingum. Félagið er brunnur fagþekkingar og félagsmenn leitast við að vinna störf sín í samræmi við nýjustu þekkingu og bestu starfshætti hverju sinni. Einmitt þess vegna er það ákaflega mikilvægt fyrir félagið að fá tækifæri til að móta starfsumhverfi skjalastjórnar og því skipti það okkur miklu máli að félagið var einn af umsagnaraðilum um drög að Handbók um skjalavörslu opinberra stofnana sem nánar verður fjallað um hér á eftir.

Í byrjun þessa starfsárs fór stjórn félagsins að huga að því að fagna þessum þessum merku tímamótum í sögu þess með einhverjum hætti og skipaði þriggja manna afmælisnefnd sem í voru: Edda Rúna Kristjánsdóttir, skjalastjóri í forsætisráðuneytinu, Ingveldur Hafdís Karlsdóttir, skjalastjóri hjá ÁTVR og Unnur Rannveig Stefánsdóttir, skjalastjóri hjá Össuri hf. Ég vil þakka nefndinni fyrir vel unnin störf. Hugmyndin var að halda ráðstefnu með a.m.k. einum erlendum fyrirlesara og var leitað eftir hugmyndum frá félagsmönnum um efni fyrirlestra. Margvíslegar hugmyndir komu fram sem geta nýst við skipulagningu fræðslustarfsins á komandi árum. Fyrirlesararnir okkar í dag fjalla um mismunandi svið en þau varða öll með einhverjum hætti störf okkar sem vinnum við skjalastjórn. Fyrirlestur Hanns Köhler-Krüner er um MoReq2 staðalinn sem Evrópusambandið gaf út á síðasta ári og mikilvægi hans fyrir skjalastjórn en staðallinn fjallar um kröfulýsingar til rafrænna skjalakerfa. Hanns situr nú í nefnd um endurskoðun staðalsins. Pétur G. Kristjánsson segir frá endurskoðun handbókar um skjalavörslu opinberra stofnana og framtíðaráætlunum safnsins en margir okkar félagsmanna vinna hjá opinberum stofnunum sem fer jú fjölgandi, a.m.k. fyrst um sinn. Þóranna Jónsdóttir fjallar um hvernig við getum náð árangri í starfi og verið metin að verðleikum á vinnustað. Að lokum til að létta okkur lundina segir Jón Gnarr okkur svolítið um húmor. Ég vænti mikils af öllum fyrirlesurunum og hlakka til að hlusta á þá. Ég vil nefna að félagið sótti um styrki til ráðuneytanna á síðasta ári til að halda þessa ráðstefnu og sáu Guðlaugur Þór Þórðarson, þáverandi heilbrigðisráðherra og Einar Kr. Guðfinnsson, þáverandi sjávarútvegs- og landbúnaðarráðherra sér fært að styrkja félagið og kann ég þeim bestu þakkir fyrir.

Skjalastjórn er jafn mikilvægur þáttur í starfsemi fyrirtækja og stofnana eins og fyrir tuttugu árum, ef ekki mikilvægari. Við göngum nú í gegnum gríðarmiklar þrengingar í efnahags- og atvinnulífinu og þurfum að snúa vörn í sókn. Ég hygg að fyrir það uppbyggingarstarf sem nú er framundan skipti miklu máli að til staðar hafi verið og verði áfram vönduð skjalastjórn hjá fyrirtækjum og stofnunum. En nú er þetta farið að hljóma eins og hjá stjórnmálamanni í framboði og þá er best að fara að hætta. Ég lýsi þessa ráðstefnu setta og vil nú biðja Unni Rannveigu Stefánsdóttur, skjalastjóra hjá Össuri, að taka við fundarstjórn.