Lög félagsins

1 Nafn, heimilisfang, markmið, tilgangur og aðild

1.1  Félagið heitir Félag um skjalastjórn.  Skammstafað IRMA, fyrir Information and Records Management Association of Iceland á ensku.  Lögheimili þess og varnarþing er í Reykjavík.

1.2   Markmið félagsins er að efla þekkingu og skilning á upplýsinga- og skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum.  Enn fremur að efla tengsl þeirra sem starfa við upplýsinga- og skjalastjórn og stuðla að samvinnu þeirra á milli.

1.3  Félagar geta allir þeir orðið sem eru hlynntir markmiðum félagsins. Umsókn um aðild skal senda stjórn félagsins.  Félögum er skylt að greiða árgjald til félagsins. Árgjald er ákveðið á aðalfundi hverju sinni að fenginni tillögu stjórnar. Greiðsluseðlar eru sendir til félagsmanna að hausti, hafi félagi ekki greitt félagsgjald fyrir 5. janúar skal nafn hans fellt út af félagaskrá.

2 Stjórn

2.1 Stjórn félagsins skal skipuð sex félagsmönnum; formanni, varaformanni, sem jafnframt er formaður fræðslunefndar, ritara, gjaldkera, vefstjóra og meðstjórnanda.  Stjórnin skal kosin á aðalfundi, formaður og varaformaður eru kosnir sérstaklega og til tveggja ára í senn. Að öðru leyti skiptir stjórnin með sér verkum. Kosning skal vera skrifleg ef ekki er sjálfkjörið. Enginn skal sitja í stjórn lengur en fjögur ár samfellt.

3  Aðalfundur

3.1  Aðalfund skal halda í seinni hluta apríl ár hvert.  Hann skal boða með dagskrá og eftir atvikum tillögum um lagabreytingar með tveggja vikna fyrirvara hið minnsta.

Dagskrá aðalfundar skal vera:

      1. Skýrsla stjórnar.
      2. Reikningar félagsins bornir upp til samþykktar. 
      3. Árgjald ákveðið.
      4. Lagabreytingar.
      5. Kosning stjórnar
      6. Kosning tveggja skoðunarmanna reikninga.
      7. Önnur mál.

3.2  Atkvæðisrétt á aðalfundi hafa þeir sem eru skuldlausir við félagið.  Aðalfundur er lögmætur og ályktunarhæfur sé löglega til hans boðað.

3.3  Tillögur um lagabreytingar þurfa að berast stjórn félagsins eigi síðar en 15. mars. Stjórninni ber að senda innkomnar tillögur um lagabreytingar til félagsmanna með fundarboði.

3.4   Á aðalfundi þarf samþykki 75% félagsmanna, sem fundinn sitja, til að breyta lögum.  Félagsmaður getur ekki falið öðrum umboð sitt á aðalfundi.

3.5  Reikningsár miðast við 1. apríl til 31. mars. 

3.6  Árgjöld félagsmanna eru óafturkræf.

4   Félagsfundur

4.1  Stjórn félagsins boðar til félagsfunda.  Félagsfundi skal boða á sama hátt og aðalfundi.  Stjórn félagsins er bundin af samþykktum félagsfundar.

4.2   Stjórn skal boða til félagsfundar innan 14 daga ef a.m.k 10% félagsmanna krefst þess. 

Samþykkt síðast á aðalfundi 18. apríl 2024. 

Siðareglur félagsins

Markmið Félags um skjalastjórn er að efla þekkingu og skilning á skjalastjórn hjá einstaklingum, fyrirtækjum og opinberum aðilum. Ennfremur að efla tengsl þeirra sem starfa við skjalasöfn og stuðla að samvinnu þeirra. Siðareglur félagsins eru byggðar á siðareglum ARMA International, alþjóðlegum samtökum um skjala- og upplýsingastjórn.

Tilgangur siðareglna Félags um skjalastjórn er að hvetja og aðstoða félagsmenn við að sinna störfum sínum á vandaðan og skilvirkan hátt. Meginhlutverk siðareglna er að veita almennar viðmiðanir um breytni og siðferðislega ábyrgð félagsmanna. Helstu markmið með siðareglum Félags um skjalastjórn eru:

Að vera félagsmönnum til stuðnings og leiðbeiningar í starfi.
Að efla fagmennsku og styrkja fagvitund félagsmanna.
Að bæta starfsmetnað félagsmanna.
Siðareglurnar eru ekki í forgangsröð og vega því jafnt þungt.

Félagsmenn skulu af ábyrgð við vinnuveitendur, viðskiptavini, starfsfélaga, samfélagið og fagið:

  • Veita bestu faglegu þjónustu sem völ er á í samræmi við viðurkenndar starfsvenjur í upplýsinga- og skjalastjórn.
  • Upplýsa hagsmunaaðila um ólögmæti þess að meðhöndla upplýsingar á siðlausan eða ólöglegan hátt.
  • Misnota ekki aðgang að upplýsingum í þeim tilgangi að öðlast persónulegan ávinning.
  • Virða þagnarskyldu um trúnaðarupplýsingar. Þagnarskylda helst að loknu starfi.
  • Stýra aðgengi að upplýsingum og sjá til þess að skilvirk stefna, kerfi og tækni séu fyrir hendi til þess að vernda upplýsingar gegn óheimilum aðgangi.
  • Sýna hver öðrum virðingu í framkomu, ræðu og riti. Þeir skulu einungis gagnrýna störf starfsfélaga eða vinnustaði þeirra á málefnalegum grundvelli. Umkvörtunum vegna athæfis sem stenst ekki faglegt eða siðrænt mat skal vísa til þess einstaklings eða vinnustaðar sem við á. Stjórn félagsins skal leitast við að leysa úr deilum félagsmanna innbyrðis ef þess er óskað og sætta sjónarmið.
  • Styðja við myndun, varðveislu, og notkun ósvikinna, áreiðanlegra og nothæfra upplýsinga. Ennfremur styðja við þróun og notkun upplýsingakerfa þar sem áhersla er lögð á nákvæmni og heilleika og þar sem tryggt er að skjöl séu heil og óbreytt.
  • Stuðla að óhindruðu flæði upplýsinga sem almenningur á rétt á að hafa aðgang að samkvæmt lögum og eru nauðsynlegar upplýstu samfélagi.
  • Framfylgja lögum, reglum og reglugerðum sem varða upplýsingar, skjöl og skjala¬söfn.
  • Standa vörð um söfnun, viðhald, dreifingu og notkun trúnaðarupplýsinga sem varða einstaklinga, persónuvernd og friðhelgi einkalífs. Félagsmenn verða þó einatt um leið að samræma rétt einstaklings rétti annarra til aðgangs að upplýsingum. Félagsmenn verða að tryggja að ávallt sé fyrir hendi skilvirk stefna, kerfi og tækni til þess að vernda upplýsingar um einstaklinga.
  • Leita sér faglegrar menntunar og símenntunar til þess að auka við þekkingu sína og hæfni. Þeir tileinka sér nýjungar sem viðkoma kerfisbundinni skjalastjórn og einnig í öðrum greinum sem koma starfi þeirra til góða.
  • Miðla af reynslu sinni til annarra félagsmanna t.d. með þátttöku í faghópum og samstarfsverkefnum og styðja þróun faglegra staðla og vinnubragða.
  • Auðga fagið með því að miðla þekkingu og reynslu. Þeir hvetja til opinberrar umræðu um gildi og mikilvægi fagsins til þess að upplýsa um ávinning af kerfisbundinni upplýsinga- og skjalastjórn.
    Siðareglur þessar skal endurskoða á tveggja ára á fresti.

Samþykkt af félagsmönnum á aðalfundi Félags um skjalastjórn 26. apríl 2007