Inngangur

Félag um skjalastjórn varðveitir engin önnur gögn en þau sem félagar senda sjálfir inn að eigin frumkvæði. Félagið leggur mikla áherslu á að njóta trausts félaga og starfa í samræmi við ákvæði laga og reglugerða um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Félagið ábyrgist að persónuupplýsingar séu ekki afhentar óviðkomandi og ekki miðlað til þriðja aðila án samþykkis eða í samræmi við persónuverndarlöggjöf.

Persónuupplýsingar

Upplýsingar sem nauðsynlegar eru við skráningu í félagið:

• Notendanafn (valið af væntanlegum félaga)
• Fornafn og eftirnafn félaga eða heiti lögaðila
• Kennitala félaga
• Nafn og kennitala greiðanda ef annar en félagi
• Tölvupóstfang (notað ef hafa þarf samband við félaga og/eða senda fréttabréf)
• Lykilorð 

Félagið notar Ultimate Member á vefsíðu félagsins til að halda utan um nýskráningu félagsmanna, innskráningu og notenda síðu á heimasíðu félagsins..

Póstlisti

Skráning í félagið jafngildir samþykki fyrir skráningu á póstlista Félags um skjalastjórn til að fá sendar tilkynningar um viðburði á vegum félagsins o.fl. Hægt er að afskrá sig af póstlistanum með því að smella á afskráningarhlekk í fréttabréfi eða senda tölvupóst á vefstjori@irma.is. Heimilt er að vinna framangreindar upplýsingar á grundvelli samþykkis, sbr. a-lið 1. mgr. 6. gr. laga um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga pvrg., sbr. 1. tölul. 1. mgr. 9. gr. sömu laga.

Félagið notar MailPoet til að senda út fréttabréf félagsins. Félagið getur í gegnum MailPoet fylgst með því hverjir fá og opna fréttabréf félagsins. Félagið notar þær upplýsingar til að bæta uppsetningu og innihald fréttabréfa. Engar aðrar persónugreinanlegar upplýsingar eru skráðar utan vefsíðu félagsins nema póstfang félaga.

Viðburðir

Félag um skjalastjórn heldur fræðslufundi og ráðstefnur auk annarra viðburða. Við skráningu á viðburði á irma.is þarf að gefa upp lágmarksupplýsingar svo ljóst sé hvaða aðili er að skrá sig og hver er greiðandi ef um gjaldskyldan viðburð er að ræða.
Félagið notar Events made Easy innan vefsíðu félagsins til að halda utan um skráningar á viðburði. Events made easy notar vafrakökur til að varðveita dag- og tímasetningu viðburðarins til að geta endurspeglað það tímabelti sem skráði einstaklingurinn er á.

Rétt er að nefna að teknar eru myndir/myndbönd á viðburðum félagsins. Gestir geta því átt von á að teknar séu myndir af þeim og þær birtar í tengslum við viðburði félagsins m.a. á vefsíðu félagsins, samfélagsmiðlum og í fjölmiðlum.

Verndun persónugreinanlegra upplýsinga

Félag um skjalastjórn tekur öryggi persónuupplýsinga mjög alvarlega. Við heimsóknir á vefsíðu Félags um skjalastjórn verða til upplýsingar sem eingöngu eru notaðar í tölfræðilegum tilgangi ásamt því að tryggja eðlilega virkni og notendaupplifun. Þær upplýsingar sem safnað er á vefnum eru ekki persónurekjanlegar.

Vefur Félags um skjalastjórn og tölvupóstur er vistaður hjá 1984 ehf. Skjöl og bókhald er vistað á Google Drive.

Þegar félagar birta færslur á samfélagssíðum Félags um skjalastjórn er efnið sem þeir deila sýnilegt öðrum notendum og þeir geta lesið það, safnað því eða notað það. Félagar bera ábyrgð á þeim persónuupplýsingum sem þeir kjósa að deila eða senda við þessar aðstæður. Félögum er ráðlagt að vera meðvitaðir um þetta. 

Varðveisla persónugreinanlegra upplýsinga:

Félag um skjalastjórn leitast við að uppfylla lög og skyldur varðandi varðveislutíma gagna svo sem bókhaldslaga.

Félagar geta hvenær sem er óskað eftir upplýsingum um hvaða gögn eru vistuð og farið fram á leiðréttingu og/eða eyðingu. Þeir geta andmælt vinnslu auk réttarins til að flytja eigin gögn. Þessi réttindi eru þó ekki alltaf til staðar. Þannig kunna lög að skylda félagið að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur félagið hafnað beiðni vegna réttinda félagsins svo sem réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji félagið þau réttindi vega þyngra. Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki orðið við beiðni mun félagið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu. 

Þegar félagi segir sig úr Félagi um skjalastjórn er persónugreinanlegum gögnum eytt, öðrum en nafni í félagaskrá.

Spurningar um persónuvernd:

Fyrirspurnir, ábendingar eða kvartanir skal senda á netfang formanns félagsins, formadur@irma.is, sem svarar fyrir persónuverndarstefnuna.

Persónuverndarstefna Félags um skjalastjórn er endurskoðuð reglulega og uppfærð á vef félagsins.

Persónuverndarstefnan tekur gildi með birtingu á vef félagsins.

23.3.2023